Op deze website gebruiken we cookies om content en advertenties te personaliseren, om functies voor social media te bieden en om ons websiteverkeer te analyseren. Ook delen we informatie over uw gebruik van onze site met onze partners voor social media, adverteren en analyse. Deze partners kunnen deze gegevens combineren met andere informatie die u aan ze heeft verstrekt of die ze hebben verzameld op basis van uw gebruik van hun services. Meer informatie.

Akkoord

Efficiënter online

Door: Kees Krick | 04 juli 2011 12:39

None
Apps & Software

Inhoudsopgave

  1. Inleiding
  2. pagina 2
  3. pagina 3

Computergebruikers zijn steeds vaker online en hebben het daar aardig druk mee. E-mails verwerken, chatten, deelnemen aan sociale netwerken, soms lijkt er geen eind aan te komen. Steeds vaker dringt het besef door dat het allemaal wat efficiënter moet worden aangepakt, zodat we niet massaal 'worden geleefd' door onze computers.

1. Druppelende kraan

Het grote voordeel van e-mail is dat u niet verplicht bent om meteen te antwoorden. Bij tijd en gelegenheid kunt u de berichten lezen en reageren waar nodig. E-mail kan dus bijzonder veel vrijheid geven. Toch gebeurt in de praktijk vaak het tegenovergestelde. De hele dag door druppelen de berichten binnen en het is moeilijk om niet continu in uw inbox te duiken, want stel dat u iets leuks of interessants mist! Zo kan 'Postvak in' uw dagritme gaan bepalen. Door hier anders mee om te gaan, reageert u nog steeds ruim op tijd op berichten, maar creëert u meer rust voor uzelf.

2. Niet meteen reageren

Zodra de computer een nieuw bericht meldt, is de verleiding groot snel te kijken wat het is. Ook als u druk bezig bent en niet gestoord wilt worden. Elke afleiding haalt u uit uw concentratie en als u toch al een klusje doet waar u eigenlijk niet zo veel zin in hebt, is de verleiding nog groter om op het nieuwe bericht te duiken. Dat is op zich helemaal niet nodig, want e-mail kan altijd even wachten. Om afleiding en verleiding te voorkomen, kunt u de 'er is nieuwe post'-waarschuwing uitschakelen. Daarna kijkt u op vaste tijdstippen gewoon zelf eventjes of er nieuwe mailberichten zijn binnengekomen. Een alternatief is dat u het e-mailprogramma pas start op het moment dat u de post wilt afhandelen. Het is altijd efficiënter om in één keer alle binnengekomen post af te handelen, dan elke paar minuten één bericht.

Schakel de e-mailnotificatie wat vaker uit. Dat geeft meer rust!

3. Berichten verwerken

Als u veel post ontvangt, raakt uw inbox overvol en is het lastig om te zien met welke berichten u nog iets moet doen. Dit is op te lossen door berichten die u opent direct af te handelen. Zo kunt u een vraag waarop een kort antwoord volstaat, beter meteen beantwoorden dan dit tot een later tijdstip uit te stellen. Nadat u hebt gereageerd, is het bericht niet meer nodig en kan het worden gearchiveerd. Maak hiertoe in het e-mailprogramma (of de online e-maildienst) een aparte map aan waarin u de afgehandelde post neerzet. U kunt één map maken waarin u alles bewaart, of de berichten per onderwerp in een eigen map rangschikken. Hoe u het indeelt, is geheel aan u. Wel is het verstandig om met zo min mogelijk mappen te werken, om de boel overzichtelijk te houden en berichten later weer snel terug te vinden.

Maak zelf mappen aan om uw mail uitwisseling overzichtelijk te houden.

4. Digitale leesmap

Nieuwsbrieven en aanbiedingen van (online) winkels hoeft u juist niet meteen bij ontvangt te lezen. Dat kan best wachten tot zich een geschikt leesmoment voordoet. Hetzelfde geldt voor statusberichten en vriendschapsverzoeken van sociale netwerken. U verplaatst ze allemaal naar een speciale e-mailmap die als 'leesmap' fungeert. Ook deze maakt u eerst zelf aan. Dan blijven alleen nog de berichten over waar u meer tijd aan kwijt bent, bijvoorbeeld omdat u eerst iets moet uitzoeken of over het antwoord wilt nadenken. Deze berichten verplaatst u naar een actiemap. Op deze manier blijft er niets in de inbox achter en ziet u er alleen nog nieuwe post die net is binnengekomen.

5. Mail filteren

Door uw e-mail in deze drie categorieën in te delen (meteen afhandelen, leesvoer voor later, e-mail waar nog tijd aan moet worden besteed) die ieder een eigen map krijgen, bent u al veel efficiënter met uw post bezig. Belangrijk blijft natuurlijk wel dat u de map met openstaande e-mail regelmatig naloopt. Zodra u weer een paar berichten hebt afgehandeld, verplaatst u ze naar het archief. Post kan ook automatisch naar de juiste map worden verplaatst. In Google Mail kan het bijvoorbeeld door bij de instellingen naar het onderdeel Filters te gaan. Een filter is een regel waaraan u post kunt laten herkennen, waarna Google Mail automatisch een door u op te geven actie uitvoert. Zo kunnen nieuwsbrieven bijvoorbeeld automatisch in de leesmap terechtkomen. Een postmap heet in Google Mail trouwens een label. In nagenoeg alle e-mailprogramma's, waaronder Outlook, Thunderbird en Windows Live Mail zijn regels op te stellen.

Via regels of filters is automatische postsortering mogelijk.

0 Reacties op: Efficiënter online

  • Om te reageren moet je ingelogd zijn. Nog geen account? Registreer je dan en praat mee!
  • Er zijn nog geen reacties op dit artikel.

Wanneer je een reactie plaatst ga je akoord
met onze voorwaarden voor reacties.