© PXimport

Efficiënter online

Geplaatst: 4 juli 2011 - 08:39

Aangepast: 16 november 2022 - 09:24

Kees Krick

Computergebruikers zijn steeds vaker online en hebben het daar aardig druk mee. E-mails verwerken, chatten, deelnemen aan sociale netwerken, soms lijkt er geen eind aan te komen. Steeds vaker dringt het besef door dat het allemaal wat efficiënter moet worden aangepakt, zodat we niet massaal 'worden geleefd' door onze computers.

1. Druppelende kraan

Het grote voordeel van e-mail is dat u niet verplicht bent om meteen te antwoorden. Bij tijd en gelegenheid kunt u de berichten lezen en reageren waar nodig. E-mail kan dus bijzonder veel vrijheid geven. Toch gebeurt in de praktijk vaak het tegenovergestelde. De hele dag door druppelen de berichten binnen en het is moeilijk om niet continu in uw inbox te duiken, want stel dat u iets leuks of interessants mist! Zo kan 'Postvak in' uw dagritme gaan bepalen. Door hier anders mee om te gaan, reageert u nog steeds ruim op tijd op berichten, maar creëert u meer rust voor uzelf.

2. Niet meteen reageren

Zodra de computer een nieuw bericht meldt, is de verleiding groot snel te kijken wat het is. Ook als u druk bezig bent en niet gestoord wilt worden. Elke afleiding haalt u uit uw concentratie en als u toch al een klusje doet waar u eigenlijk niet zo veel zin in hebt, is de verleiding nog groter om op het nieuwe bericht te duiken. Dat is op zich helemaal niet nodig, want e-mail kan altijd even wachten. Om afleiding en verleiding te voorkomen, kunt u de 'er is nieuwe post'-waarschuwing uitschakelen. Daarna kijkt u op vaste tijdstippen gewoon zelf eventjes of er nieuwe mailberichten zijn binnengekomen. Een alternatief is dat u het e-mailprogramma pas start op het moment dat u de post wilt afhandelen. Het is altijd efficiënter om in één keer alle binnengekomen post af te handelen, dan elke paar minuten één bericht.

© PXimport

Schakel de e-mailnotificatie wat vaker uit. Dat geeft meer rust!

3. Berichten verwerken

Als u veel post ontvangt, raakt uw inbox overvol en is het lastig om te zien met welke berichten u nog iets moet doen. Dit is op te lossen door berichten die u opent direct af te handelen. Zo kunt u een vraag waarop een kort antwoord volstaat, beter meteen beantwoorden dan dit tot een later tijdstip uit te stellen. Nadat u hebt gereageerd, is het bericht niet meer nodig en kan het worden gearchiveerd. Maak hiertoe in het e-mailprogramma (of de online e-maildienst) een aparte map aan waarin u de afgehandelde post neerzet. U kunt één map maken waarin u alles bewaart, of de berichten per onderwerp in een eigen map rangschikken. Hoe u het indeelt, is geheel aan u. Wel is het verstandig om met zo min mogelijk mappen te werken, om de boel overzichtelijk te houden en berichten later weer snel terug te vinden.

© PXimport

Maak zelf mappen aan om uw mail uitwisseling overzichtelijk te houden.

4. Digitale leesmap

Nieuwsbrieven en aanbiedingen van (online) winkels hoeft u juist niet meteen bij ontvangt te lezen. Dat kan best wachten tot zich een geschikt leesmoment voordoet. Hetzelfde geldt voor statusberichten en vriendschapsverzoeken van sociale netwerken. U verplaatst ze allemaal naar een speciale e-mailmap die als 'leesmap' fungeert. Ook deze maakt u eerst zelf aan. Dan blijven alleen nog de berichten over waar u meer tijd aan kwijt bent, bijvoorbeeld omdat u eerst iets moet uitzoeken of over het antwoord wilt nadenken. Deze berichten verplaatst u naar een actiemap. Op deze manier blijft er niets in de inbox achter en ziet u er alleen nog nieuwe post die net is binnengekomen.

5. Mail filteren

Door uw e-mail in deze drie categorieën in te delen (meteen afhandelen, leesvoer voor later, e-mail waar nog tijd aan moet worden besteed) die ieder een eigen map krijgen, bent u al veel efficiënter met uw post bezig. Belangrijk blijft natuurlijk wel dat u de map met openstaande e-mail regelmatig naloopt. Zodra u weer een paar berichten hebt afgehandeld, verplaatst u ze naar het archief. Post kan ook automatisch naar de juiste map worden verplaatst. In Google Mail kan het bijvoorbeeld door bij de instellingen naar het onderdeel Filters te gaan. Een filter is een regel waaraan u post kunt laten herkennen, waarna Google Mail automatisch een door u op te geven actie uitvoert. Zo kunnen nieuwsbrieven bijvoorbeeld automatisch in de leesmap terechtkomen. Een postmap heet in Google Mail trouwens een label. In nagenoeg alle e-mailprogramma's, waaronder Outlook, Thunderbird en Windows Live Mail zijn regels op te stellen.

© PXimport

Via regels of filters is automatische postsortering mogelijk.

6. Post dubbelop

Tegenwoordig zijn er heel wat sociale netwerken waarop we actief kunnen zijn, zoals Twitter, Facebook, Hyves en Linkedin. Om efficiënter met tijd om te gaan, is het een idee om niet alles meteen te lezen en te bekijken zodra het voorbij flitst. Net als bij het afhandelen van e-mail, kunt u dat beter doen op een aantal 'vaste' momenten op de dag. Verder vragen sommige sociale websites continu om aandacht, door u te bestoken met e-mail, zoals (week)samenvattingen. Via de instellingen kunt u op de website altijd aangeven waar u wel en geen post van wilt ontvangen. Veel post bevat namelijk geen echt nieuws. Zolang u de netwerken met enige regelmaat aandacht geeft, kunt u de be­richtnotificatie ervan beter uitschakelen.

© PXimport

Er zijn duizelingwekkend lange pagina's vol instellingsmogelijkheden voor berichten en notificaties.

7. Niet missen

Vrienden vertellen niet alleen waar ze mee bezig zijn, maar wijzen u ook op nieuwtjes, websites, blogs, foto's en filmpjes die ergens op internet staan. Hebben uw vrienden iets unieks ontdekt en kost het bekijken ervan maar een beetje tijd? Handel het dan meteen af. In alle andere gevallen bewaart u de link in een aparte favorietenmap van uw browser. Die noemt u bijvoorbeeld 'Leesvoer', of 'Nog te lezen'. Zodra u tijd hebt om er op uw gemak naar te kijken, doorloopt u simpelweg alle favorieten in deze map, zodat u zeker weet dat u niets misloopt.

8. Favorieten bij de hand

Werkt u thuis met meerdere computers, dan is het handig om uw favorieten tussen deze systemen te synchroniseren. Het is namelijk bijzonder lastig als u een website zoekt waarvan het adres alleen in de browser van de pc op zolder staat. Synchroniseren kan met het programma Xmarks. Het programma is voor meerdere browsers beschikbaar, waaronder Internet Explorer, Google Chrome en Firefox. Daarnaast kunt u de favorieten online bij Xmarks opslaan, zodat u er echt altijd bij kunt. Google Chrome kan ook uit zichzelf favorieten tussen computers synchroniseren, maar wel alleen tussen Chrome-systemen. U schakelt het in door rechts bovenin te klikken op het pictogram Google Chrome aanpassen en beheren. Op het tabblad Persoonlijke items vindt u het onderdeel Synchronisatie.

© PXimport

Als u uw favorieten synchroniseert, hebt u ze altijd en overal bij de hand.

9. Automatisch nieuws

Bezoek u vaak dezelfde websites om te zien of er nieuwe zaken zijn gepubliceerd? Het kan ook andersom: u kunt websites aan u laten weten dat ze iets nieuws hebben te melden. Door al deze meldingen op een centrale plek binnen te laten komen, hoeft u maar naar één website te gaan om op uw gemak het lijstje door te lopen en vervolgens rechtstreeks de leukste stukjes te bekijken. Het mechanisme dat hiervoor wordt gebruikt, heet 'rss' en u volgt het doen en laten van websites door u te abonneren op een rss-feed. Schrik niet, het kost u geen geld, u schrijft u slechts in op een stroom van berichten. Of een website deze mogelijkheid biedt, herkent u aan een oranje pictogram met een symbool dat wel wat op een zendertje lijkt (een cirkel met twee golfjes).

© PXimport

Een rss-feed herkent u eenvoudig aan het oranje symbool.

10. Google Reader

Er zijn meerdere manieren om de rss-feed van een website te ontvangen. Wij laten zien hoe het gaat bij Google Reader. Dit is een gratis online dienst, u kunt er dus altijd en overal bij. De status wordt onthouden, zodat u in één oogopslag ziet welke berichten u al hebt bekeken en wat er nieuw bij is gekomen, ongeacht op welke computer u werkt. Om van start te gaan, bezoekt u Google Reader en maakt u een account aan (als u dat nog niet hebt). Ga vervolgens in een ander venster of tabblad naar de website die een rss-feed heeft die u wilt volgen. Klik met rechts op het oranje pictogram en kopieer het webadres. Afhankelijk van de browser die u gebruikt, heeft deze optie een andere naam. In Internet Explorer is dat bijvoorbeeld 'Snelkoppeling kopiëren' en in Google Chrome 'Linkadres kopiëren'. Ga terug naar het venster of tabblad waarin u Google Reader hebt geopend. Daar klikt u op de knop Een abonnement toevoegen en vervolgens plakt u met de toetscombinatie Ctrl+V de rss-feed in het invoervak. U mag ook met rechts op het lege vak klikken en dan kiezen voor Plakken. Klik tot slot op de knop Toevoegen.

© PXimport

Kopieer het adres van een rss-feed naar Google Reader.

U ziet meteen een rijtje berichten van de website die u zojuist hebt toegevoegd. Standaard ziet u een onderwerpregel met een lapje tekst uit elk bericht. Voor een beter overzicht kunt u overschakelen naar een lijstweergave. Klik hiertoe in de blauwe balk boven de lijst (met de naam van het abonnement erin) op Lijst. Alle abonnementen die u aan Google Reader toevoegt, komen links onderin in het deelvenster Abonnementen te staan. U kunt de berichten van alle abonnementen tegelijkertijd laten tonen, of een lijst per abonnement opvragen. Heeft een website informatie over veel verschillende onderwerpen, kijk dan eens of een rss-feed per onderdeel mogelijk is. Dat scheelt u veel meldingen over onderwerpen die u niet interesseren.

Een rss-feed kunt u bij sommige websites gebruiken om slimmer te zoeken. Stel dat u via Marktplaats op zoek bent naar een bepaald product. Vooral als het om iets gaat dat weinig wordt aangeboden, moet u maar net treffen dat iemand het aanbiedt op het moment dat u rondkijkt. Er is echter een slimmere zoekmethode, namelijk door aan Marktplaats te vragen het u te melden zodra iemand het betreffende product aanbiedt. Zo bent u er als de kippen bij, u hoeft immers alleen maar te wachten tot u een seintje krijgt. Voer eerst een zoekactie uit zoals u dat gewend bent. Dat kan rechts bovenin via Zoek of Uitgebreid zoeken. Zodra de lijst met zoekresultaten verschijnt, gaat u helemaal omlaag op de pagina. Rechts onderin ziet u het pictogram van een rss-feed. Voeg deze op de eerder beschreven methode toe aan Google Reader. Nu kunt u achterover leunen tot het moment is aangebroken om in actie te komen.

© PXimport

Marktplaats kan een melding geven zodra een door u gezocht product wordt aangeboden.

11. Zoeken in Twitter

Vooral op Twitter verschijnen berichten soms handenvol tegelijk. Het is daarom erg lastig om een ouder bericht snel weer terug te vinden, vooral als het al wat langer geleden is verstuurd. U kunt zoeken op trefwoorden, maar de kans is groot dat u in een gigantische hooiberg terechtkomt. Zie daar die ene speld maar eens in te vinden. Gelukkig is er een slimme zoekmachine voor Twitter bedacht, waarin u diverse zoekcriteria kunt opgeven. Weet u nog dat Jan het bericht heeft verstuurd dat u zoekt? Zoek dan niet alleen op trefwoord, maar voeg er from:Jan aan toe. Alleen de berichten van deze gebruiker worden dan doorzocht en getoond. Dat werkt al vele malen beter en sneller. Zoeken kan ook door op te geven aan wie het bericht verstuurd is, door zoiets toe te voegen als to:Piet.

12. Betere zoekresultaten

Tikt u in Twitter meerdere trefwoorden in, zoals apple ipad, dan moeten ze allemaal in het bericht staan voordat een zoekresultaat wordt getoond. De volgorde van de woorden maakt hierbij niet uit. Zet u de trefwoorden tussen aanhalingstekens, dan moeten ze wel exact op die manier in de tekst staan. Ziet u veel zoekresultaten die over het verkeerde onderwerp gaan, dan kunt u ze uitsluiten. Neem een extra trefwoord op en laat het vooraf gaan door een minteken, bijvoorbeeld -android. Berichten waarin dit zoekwoord voorkomt, worden dan weggelaten. Is het voldoende als één van de zoekwoorden in het bericht staat, dan zet u er OR tussen (Apple OR Microsoft). Wilt u naar berichten zoeken die gebruikers uit een bepaalde omgeving hebben verstuurd, dan kan dat via een constructie zoals near:Amsterdam of near:"Den Haag". Het gebied nog nauwkeuriger instellen kan ook, door de straal van de zoekcirkel aan te geven in de vorm within:10km. Teveel om allemaal te onthouden? Het kan ook met een invulscherm, via Twitter Advanced Search.

© PXimport

Slimmer zoeken scheelt veel tijd en voorkomt irritatie.

13. Televisiekijken

Via internet zijn heel wat uitzendingen te bekijken die u op televisie hebt gemist. U kunt dit via de websites van de omroepen zelf doen, maar het gaat sneller en overzichtelijker via een verzamelwebsite zoals Herhaling.nl. Zowel de publieke als de commerciële omroepen staan hier overzichtelijk naast elkaar. Daarnaast kunt u op dag of op programmanaam zoeken en is te zien welke programma's het afgelopen etmaal populair waren. Zodra u een programma hebt uitgekozen, wordt u automatisch naar de website van de betreffende omroep doorgestuurd en begint de uitzending. Hiermee is het nog eenvoudiger om televisie te kijken wanneer het u het beste uitkomt, en alleen bekijken wat u echt wilt zien.

© PXimport

U kunt precies zien wat u wilt, op het tijdstip waarop het u het beste uitkomt!

Deel dit artikel
Voeg toe aan favorieten