Handleiding: Grote schoonmaak in Gmail
Een voordeel van de gigantische opslagcapaciteit die je van Gmail krijgt, is dat je niet hoeft te letten op hoeveel mail je bewaart. Maar er komt een moment waarop dat niet meer geldt, en het einde van die bodemloze put toch in zicht komt. Dan moet je dus ineens gaan opruimen, maar tegen die tijd zit je mailbox al vol met vele tienduizenden mailtjes. Gelukkig zijn er trucjes om efficiënt op te ruimen.
Social Media mail weggooien
Het kan zijn dat je iemand bent die netjes elk mailtje dat je hebt gelezen weggooit. Maar als je iemand bent die eens in de zoveel tijd een grote opruiming moet houden, dan is de kans groter dat je iemand bent die mailtjes gewoon laat staan. Notificatiemailtjes die je krijgt van Twitter, Facebook, LinkedIn enzovoort, zijn niet groot, maar wel veelvuldig. Zo veelvuldig zelfs dat je in twee jaar tijd letterlijk honderden MB’s aan notificatiemails kunt verzamelen. Dat los je heel eenvoudig op: open een mailtje van het sociaal netwerk, kijk wat de afzender is, en kopieer dit adres naar het zoekveld in Gmail. Klik op het pictogram voor alles selecteren (de eerste knop onder het zoekveld) en vergeet niet om de link Selecteer alle conversaties die overeenkomen met deze zoekopdracht aan te klikken. Klik nu op verwijderen. Doe dit voor alle notificatiemails / nieuwsbrieven enzovoort, en je zult flink wat ruimte winnen.
Zoek naar social media mail, je zult schrikken hoeveel je er vindt.
Oude mail verwijderen
Natuurlijk is het ontzettend leuk dat je nog bij dat mailtje uit 2009 kunt, omdat je in Gmail alles bewaart. Maar is het echt nuttig? Tja, er is een kans dat er iets gebeurt, waardoor je nét dat ene mailtje voor de dag kan toveren dat je zo’n lange tijd geleden hebt gestuurd, maar kom op, wat is de kans, en daarbij, je kunt niet alle risico’s afvangen in je leven. Je kunt je oude mail heel eenvoudig verwijderen door er een zoekfilter van te maken. Stel, je bent in 2010 begonnen en je wilt alle mail van tussen begin 2010 en eind 2011 verwijderen. Vul dan in het zoekveld in: after:2010/1/1 before:2012/1/1. Er zal alleen mail uit de genoemde periode gevonden worden. Klik wederom op alles selecteren (inclusief het linkje Selecteer alle conversaties die overeenkomen met deze zoekopdracht) en je maakt in één klap schoon schip. IS je dat nog wat te gortig, dan kun je ook nog klikken op het pijltje omlaag in het zoekveld, en een vinkje plaatsen bij Bevat een bijlage, dan worden alleen mails met bijlagen getoond (dat ruimt natuurlijk extra snel op).
Maak een zoekopdracht voor een tijdperiode ver in het verleden. Die mails heb je écht niet meer nodig. Echt niet.
Find Big Mail
Een ontzettend handige tip is de website www.findbigmail.com. Deze website geef je tijdelijk toestemming om je Gmail te doorzoeken op grote bijlagen (zonder je wachtwoord te geven, wel zo veilig), en vervolgens worden deze mails ingedeeld in speciale mappen (labels), aan de hand van de grootte. Zo vind je heel eenvoudig welke mails de meeste ruimte innemen. Tot slot: vergeet niet je prullenbak te legen na al deze acties, anders heeft het nog geen zin.
Een handige dienst: Find Big Mail zoekt de allergrootste mails en hangt er een label aan.