Met uw smartphone eenvoudig uw favoriete documenten, bijvoorbeeld van Google Docs of Microsoft Office, openen, bekijken en bewerken? Dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Toch is het prettig om uw documenten altijd en overal bij u te hebben en aan te kunnen passen. Ontdek hoe het kan!
1. Google Docs Viewer
Google Docs is mateloos populair. Tot voor kort was het een aardige opgave om documenten van deze dienst op uw mobiele telefoon te bekijken. Eerder dit jaar heeft Google zijn Google Docs Viewer uitgebracht. Als u een bestand binnen Google Docs opent, wordt het getoond in Google Docs Viewer. De viewer ondersteunt verschillende formaten, waaronder pdf, ppt, doc en docx. Interessant is dat u de documenten niet hoeft te downloaden: ze worden direct getoond. Als u een iPhone of iPad gebruikt, kunt u met de bekende 'pinch'-beweging in- en uitzoomen. U hoeft de viewer niet te installeren, hij wordt automatisch gebruikt als u met uw mobiele apparaat een bezoek brengt aan http://docs.google.com en een document selecteert. Google Docs Viewer ondersteunt de besturingssystemen Android en iOS (Phone en iPad).
2. Mobiele docs
Google Docs is ook beschikbaar in een webvariant. Hiervoor surft u in de browser van uw mobiele telefoon naar http://docs.google.com/m. Er verschijnt nu een overzicht van uw Google-documenten. Bovenin de pagina vindt u een zoekvak waarmee u binnen uw account specifieke documenten kunt zoeken. Helemaal onderaan het scherm vindt u een sectie met opties. Standaard worden alle documenten getoond (All Documents). U kunt ook een overzicht van de beschikbare mappen opvragen, door op My folders te klikken. Via de optie Hidden vraagt u een overzicht op van verborgen bestanden. De optie Owned by me laat zien welke documenten van uzelf zijn, en Starred geeft toegang tot uw favoriete documenten. Tot slot is er nog de optie Trash, waarmee u verwijderde documenten opvraagt. Klik op een document om het te openen. Onderaan de pagina vindt u de mogelijkheid om Google Docs om te zetten naar de desktopweergave, die meer opties biedt.
De werking van de mobiele variant van Google Docs wijst zichzelf.
3. Windows Live
Maakt u vaak gebruik van Windows Live Messenger? Deze dienst is ook beschikbaar voor de iPhone. In de App Store vindt u de applicatie Messenger. Eigenlijk is de naam van de applicatie ongelukkig gekozen. Naast de mogelijkheid om te chatten biedt deze applicatie namelijk ook toegang tot andere Microsoft-diensten. U kunt er bijvoorbeeld de postvakken van Hotmail mee openen, net als documenten die u met uw SkyDrive-account hebt opgeslagen. U opent Hotmail via de sectie Updates (u vindt deze knop onderin het venster). Binnen deze sectie vindt u rechtsboven in het venster u het Hotmail-pictogram. Hier wordt ook getoond hoeveel ongelezen e-mailberichten er zijn. Klik op het pictogram om Hotmail te openen.
Hebt u een iPhone? Er is een Windows Live-app voor deze smartphone beschikbaar.
4. Foto's bekijken
Hebt u foto's gedeeld, dan kunt u ze op uw iPhone oproepen door in de navigatiebalk onderin het venster van de Messenger-applicatie te kiezen voor Foto's. De fotomappen worden vervolgens geladen. Nadat u een map en een foto hebt geopend, kunt u een bijschrift toevoegen (via het pictogram linksonder in het beeld) en een reactie plaatsen (via het pictogram rechtsonder in het beeld). Via het pictogram rechtsboven kunt u de foto's in een diavoorstelling afspelen, ze downloaden of als afbeelding op uw mobiele telefoon gebruiken.
U kuntafbeeldingen direct van uw SkyDrive-account downloaden.
5. Live via browser
De diensten van Windows Live, zoals Hotmail, Foto's en SkyDrive, zijn ook geoptimaliseerd voor mobiel gebruik. Het beste startpunt hiervoor is Windows Live Home. Vanuit de mobiele website van Windows Live hebt u namelijk toegang tot de andere Windows Live-diensten. Surf met uw mobiele browser naar http://home.live.com. De startpagina bestaat uit een overzicht van de activiteiten van uw vrienden binnen sociale netwerken. Wilt u meer updates zien, dan klikt u op Meer updates. Daarnaast vindt u de sectie Highlights van Hotmail. Deze sectie geeft aan hoeveel ongelezen e-mailberichten er zijn en of u uitnodigingen voor sociale netwerken hebt ontvangen. Bovenin kunt u uw status aanpassen.
6. Hotmail mobiel
Rechtsboven in het Windows Live-scherm vindt u Menu. Klik hierop om toegang te krijgen tot de andere diensten. Hotmail is op verschillende manieren toegankelijk. Elders in dit artikel leest u hoe u Hotmail instelt in het eigen e-mailprogramma van uw mobiele telefoon, zoals Mail op de iPhone. Daarnaast kunt u Hotmail via de mobiele browser bekijken. In het startmenu van de mobiele Windows Live-pagina klikt u op Hotmail. Het postvak wordt nu geladen. Standaard wordt Postvak IN geopend. Om een andere map te openen, klikt u op Hotmail-mappen, zodat het overzicht verschijnt. Kies de map die u wilt openen. Bovenaan de lijst met berichten vindt u een paar opties. Zo kunt u meerdere berichten selecteren en deze met een klik op Verwijderen uit het postvak wissen. Rechts van de optie Verwijderen vindt u het menu Meer. Via dit menu kunt u geselecteerde berichten markeren als Gelezen, Ongelezen of als Ongewenste e-mail. Daarnaast kunt u de berichten verplaatsen naar de mappen Concepten en Verzonden. Wilt u de inhoud van het postvak opnieuw laden, dan klikt u op Vernieuwen. Daarnaast kunt u de eerste regels van een e-mailbericht opvragen zonder het volledige bericht te openen. Hiervoor gebruikt u de vervolgpijl die u naast ieder bericht vindt. Klik hierop om een voorvertoning van het bericht te zien. Om een nieuw bericht te maken, klikt u op het pictogram van de envelop met het plusteken (rechtsboven in het venster).
Hotmail is ook toegankelijk via uw mobiele browser.
7. Hotmail-opties instellen
Onderin het hoofdvenster van Hotmail vindt u de koppeling naar het optiescherm. Via dit venster kunt u de spamfilters instellen. Klik op Filters voor ongewenste e-mail. Hier bepaalt u vervolgens welke modus moet worden gebruikt: Uitgebreid of Exclusief. Bij Uitgebreid wordt de meeste ongewenste mail naar een aparte map verplaatst. Bij Exclusief wordt alle e-mail in de map Ongewenst geplaatst, behalve berichten van contactpersonen, veilige afzenders en Windows Live. Daarnaast kunt u hier aangeven of ongewenste e-mail moet worden gerapporteerd. Tot slot kunt u uw Hotmail-berichten laten doorsturen via het instellingenvenster. Klik op Doorsturen en geef hier de gegevens op.
Live per sms
U kunt de Windows Live-diensten ook via sms gebruiken. Dit is handig als u gebruikmaakt van een smartphone die de mobiele versie van Windows Live niet (goed) ondersteunt en er geen mobiele applicatie voor uw telefoon beschikbaar is. Ga hiervoor naar Sms Live. Nadat u zich hebt aangemeld met uw Windows Live ID, wordt gevraagd om uw mobiele nummer. Klik op Volgende. Mogelijk moet u hierna nog uw mobiele provider kiezen. Klik wederom op Volgende. Er wordt een bevestigingscode naar uw mobiele telefoon gestuurd. Typ deze code vervolgens in op de registratiepagina en klik op Volgende. Vervolgens kunt u aangeven voor welke Live-diensten de telefoonservice moet worden ingeschakeld. Zo kunt u uw Hotmail-berichten lezen en beantwoorden, en per sms een bericht krijgen bij ontvangst van een nieuw e-mailbericht. Via sms kunt u ook met Messenger-contactpersonen chatten en offline berichten ontvangen. Tevreden? Bevestig met een klik op Opslaan. Let overigens wel goed op of er kosten door uw provider in rekening worden gebracht. Ook voor het ontvangen van sms-berichten kunnen kosten worden berekend.
8. Office voor mobiel
Via de mobiele pagina van Windows Live kunt u Office-documenten bekijken, waaronder Word- en Excel-documenten. Kies voor Menu, Office. Als u de pagina van Windows Live niet hebt geopend, kunt u ook gebruikmaken van http://office.live.com. De mappen en documenten worden nu getoond. Er wordt daarbij onderscheid gemaakt tussen eigen mappen en bestanden, en mappen en bestanden die zijn gedeeld door uzelf of door vrienden binnen het netwerk. Klik op een document om het te openen, waarna het in de mobiele viewer van Office wordt getoond. Onderaan het document vindt u een kader met opties: Volgende pagina, Zoeken, Ga naar pagina, Miniaturenindex en Tekstweergave.
U kunt ook Office-documenten op uw mobiele telefoon bekijken.
9. Tekst kopiëren
Via een handige truc kunt u alsnog tekst of cijfers selecteren uit een Office-document op de iPhone. Zodra u een document hebt geopend, vindt u onderaan een optievenster. Klik hier op Tekstweergave. Office voor mobiel zet de afbeeldingsweergave nu om naar getypte tekst. Het document wordt dan weliswaar zonder enige vorm van opmaak getoond, maar u kunt de tekst vervolgens selecteren en kopiëren. Vervolgens kunt u de tekst in een andere applicatie plakken.
10. SkyDrive voor mobiel
Ook SkyDrive is te gebruiken vanaf een mobiele telefoon met browser, bijvoorbeeld om foto's te bekijken en te beheren. Surf naar http://skydrive.live.com. Hebt u de mobiele pagina van Windows Live al geopend, dan kiest u voor Menu, Foto's. Vervolgens worden de mappen zichtbaar. Klik op een map om hem te openen. De foto's worden direct getoond. U kunt met SkyDrive maximaal 25 GB aan data online opslaan.
Overstappen
Soms biedt de mobiele versie van een online dienst - zoals Windows Live - minder opties dan de desktopvariant. In dat geval kunt u direct overstappen naar de desktopversie. Vaak vindt u deze optie onderaan de pagina. In het geval van Windows Live kiest u voor PC-versie. U hebt vervolgens de beschikking over aanvullende instellingen, zoals de mogelijkheid om rechten per map toe te kennen.
Soms loont het om de pc-versie van een dienst te gebruiken.
Twee versies
Documents To Go wordt uitgebracht in twee versies: de standaardversie en de Premium-editie. De Premium-editie heeft iets meer functionaliteit. Zo kunt u er e-mailbijlagen van een Exchange-server mee openen en PowerPoint-bestanden mee maken, terwijl de standaardversie van Documents To Go zich beperkt tot het maken van nieuwe Word- en Excel-documenten.
11. Documents To Go
Een uitgebreid programma waarmee u verschillende documenten kunt bewerken, is Documents To Go. De makers ondersteunen verschillende platformen, zoals BlackBerry, Palm OS, Windows Phone, iOS en Android. Eenmaal geïnstalleerd, kunt u uiteenlopende bestandsformaten openen en bewerken; Word, Excel, PowerPoint, tekst, rtf, html, afbeeldingen (zoals jpg, png, gif en tip) en pdf. PDF-bestanden kunt u overigens niet bewerken, u kunt ze alleen maar weergeven.
Met Documents To Go kunt u bestanden niet alleen beheren, maar ook bewerken.
U beheert alle documenten vanuit het hoofdvenster. Hier wordt onderscheid gemaakt tussen vier 'locaties': lokale bestanden die zich op uw telefoon bevinden, bestanden die u hebt gesynchroniseerd met uw computer, e-mailbijlagen, en bestanden gesynchroniseerd met Google Docs. Documents To Go ondersteunt verschillende e-mailbijlagen, die afkomstig zijn van bijvoorbeeld Microsoft Exchange en Gmail. Het openen van een bestand is heel eenvoudig: kies de locatie waar het bestand is ondergebracht en klik op het bestand dat u wilt openen. Standaard worden nieuwe documenten in Documents To Go in het Office 97/2003-formaat aangemaakt. Dat is opmerkelijk, want het programma kan uw bestanden ook opslaan in het nieuwere Office 2007-formaat. Open het instellingenvenster More (rechtsonder in het venster) en kies voor de optie Options. Bij New File Format kiest u voor MS Office 2007-2008. Naast het beheren en aanpassen van documenten, kunt u ook nieuwe documenten maken met Documents To Go. Met de standaardversie kunt u Word- en Excel-documenten maken. De eerdergenoemde Premium-versie stelt u ook in staat om nieuwe PowerPoint-documenten te maken. Klik hiervoor op het pictogram New (te herkennen aan het plusteken, rechtsboven in het venster).
In Documents To Go is het heel eenvoudig om een nieuw document te openen.
12. Bestanden verwijderen
Uiteraard kunt u ook bestanden en mappen verwijderen. Als u een bestand delete, wordt het verwijderd van de mobiele telefoon. Hebt u hetzelfde bestand ook op uw desktopcomputer opgeslagen, dan blijft het daar behouden. In het hoofdvenster kiest u voor Local Files of Desktop Files (afhankelijk van de locatie waar het item zich bevindt). Klik rechtsboven in het venster op de knop Edit en selecteer de bestanden die u wilt verwijderen. Klik vervolgens op de knop Delete. Hebt u een iPhone? Dan kunt u ook een horizontale swipe-beweging over het item maken om het te verwijderen.
13. Snel navigeren
Hoe u het ook wendt of keert: de mobiele telefoon heeft een relatief klein scherm. Gelukkig vindt u in Documents To Go een aantal slimme functies, waarmee u ook op een kleine ruimte door een document kunt bladeren. Hebt u een document geopend (bijvoorbeeld een Word-bestand), dan vindt u op de werkbalk de optie Go To. Vervolgens kunt u in één keer naar het begin van het document gaan (klik op Top), naar het midden van de tekst (via Middle) of naar de onderkant (klik op Bottom).
14. iSMEStorage
Eerder in dit artikel hebt u gelezen over het beheren en bewerken van documenten van onder meer Microsoft Office en Google Docs op uw mobiele telefoon. Mogelijk maakt u ook gebruik van een online opslagdienst zoals SkyDrive, Google Docs of Amazon S3. Gebruikt u een iPhone of iPad? Deze apparaten lenen zich niet goed voor het online opslaan van bestanden. Spijtig, want met een online dienst hebt u de beschikking over tientallen gigabytes aan opslagruimte. Zo kunt u foto's direct online opslaan, zonder ze in het geheugen van de mobiele telefoon te bewaren. In de App Store van Apple vindt u de applicatie iSMEStorage. Hiermee kunt u bestanden van online diensten bekijken, beheren en synchroniseren. De applicatie ondersteunt verschillende aanbieders, waaronder Google Docs, Amazon 3, Mobile Me, Windows Live Mesh en SkyDrive.
Diensten als SkyDrive bieden een interessante hoeveelheid opslagruimte, die u ook via uw mobiele telefoon kunt gebruiken.
De eerste keer dat u de applicatie opent, dient u zich bij de makers te registreren. Klik op de knop Register. Naast het opgeven van uw naam, e-mailadres en een wachtwoord, dient u een 'package' te kiezen. U kunt dit beschouwen als een profiel. Wilt u de applicatie bijvoorbeeld gebruiken om uw SkyDrive-account mee te benaderen, dan kiest u voor Windows Live SkyDrive. Ook de optie om Google Docs te synchroniseren is aanwezig. Nadat u zich hebt geregistreerd en uw account via e-mail hebt geactiveerd, opent u de applicatie. Het is nu van belang dat u uw provider (bijvoorbeeld SkyDrive) aan iSMEStorage koppelt. Kies voor Cloud providers en vervolgens voor Add a cloud provider. Nadat u de gebruikersnaam en het wachtwoord hebt opgegeven, wordt direct de eerste synchronisatie uitgevoerd. Afhankelijk van het aantal bestanden en mappen neemt dit enige tijd in beslag.
Geef aan welke online opslagprovider u aan uw mobiele telefoon wilt koppelen.
Nadat u de provider hebt toegevoegd, kunt u de bestanden bekijken. In het hoofdvenster van de applicatie kiest u voor My Cloud Files. Selecteer vervolgens uw provider, bijvoorbeeld My SkyDrive files. De items worden nu binnengehaald. Als u een bestand hebt geselecteerd, worden de eigenschappen ervan getoond. U kunt hierna verschillende acties uitvoeren. Wilt u het document alleen inzien, dan kiest u voor View. Als u het bestand wilt downloaden (zodat u het ook offline kunt inzien), dan kiest u voor Download. Verder treft u in dit optiekader de mogelijkheid aan om per e-mail een link naar het bestand te versturen. Wilt u het bestand vaker gebruiken? Kies dan voor Make Favourite. Het item wordt vervolgens in het favorietenmenu ondergebracht. Daarnaast vindt u nog een drietal extra opties, waaronder de mogelijkheid om het bestand op het prikbord op te slaan.
Met iSMEStorage kunt u een bestand lokaal opslaan. Zodra u dat hebt gedaan, vindt u het terug via My Local Files. Handig is dat u deze lokale bestanden vervolgens ook via andere computers binnen uw (thuis)netwerk kunt benaderen. U hoeft hiervoor niet het synchronisatieprogramma van uw mobiele telefoon te gebruiken, want in iSMEStorage is een compacte webserver ingebouwd. Kies voor HTTP Server. Er verschijnt nu een IP-adres met een poortnummer (bijvoorbeeld http://192.168.0.149:54293. Als u dit adres overneemt in uw browser, zal korte tijd later de bestandenlijst verschijnen. U kunt via de browser ook nieuwe bestanden op de telefoon plaatsen. Klik op Bladeren (bij de sectie Upload File) en wijs het document aan dat u wilt overzetten. Bevestig met een klik op Submit.
U kunt uw documenten ook direct vanaf uw smartphone binnenhalen.
15. Dropbox
Het aantal verschillende apparaten is er de afgelopen jaren alleen maar groter op geworden. Dit maakt het lastig om via elk apparaat toegang te krijgen tot dezelfde documenten en bestanden. Hebt u bijvoorbeeld een foto op uw desktopcomputer staan, dan is het niet vanzelfsprekend dat u hem ook op uw laptop en mobiele telefoon kunt oproepen. Met de online dienst Dropbox kunt u een documentenmap definiëren die u altijd bij u hebt, ongeacht of u gebruikmaakt van een laptop, desktopcomputer of mobiele telefoon. Gegevens in deze map worden altijd met elkaar gesynchroniseerd. Bijkomend voordelen zijn dat u altijd over een back-up beschikt en dat u niet meer afhankelijk bent van het beperkte geheugen van uw mobiele telefoon.
Met Dropbox hebt u gratis recht op 2 GB opslagruimte. Wilt u meer, dan kunt u tegen betaling een Pro 50-abonnement (met 50 GB capaciteit) of een Pro 100-abonnement (met 100 GB opslagruimte) openen. Klik op Install. Het is verstandig om eerst het programma voor de lokale computer te installeren. Daarna kiest u voor Sync files with your mobile devices. Op het moment van schrijven werden er verschillende platforms ondersteund: iOS (Phone, iPad), Android en BlackBerry. Kies het platform waarvoor u de applicatie wilt gebruiken en installeer het programma. Voeg hierna enkele bestanden toe waarover u op uw mobiele telefoon wilt beschikken. Dit kunt u bijvoorbeeld doen via het lokale programma van uw computer, maar ook via de webinterface.
Met Dropbox beheert u uw documenten via uw Windows-computer, uw Mac en uw smartphone.
De mobiele versie van Dropbox werkt erg eenvoudig. Via het startscherm hebt u toegang tot de bestandenlijst. Klik op een document om het direct weer te geven op uw mobiele telefoon. Klik op het plusteken om een nieuwe map te maken. Bestanden en mappen die u niet meer nodig hebt, kunt u ook direct wissen via de gebruikersomgeving. Klik daartoe op Edit en selecteer de items die u wilt verwijderen. Minstens even interessant is de mogelijkheid om bepaalde bestanden offline toegankelijk te maken, zodat u niet meer afhankelijk bent van uw internetverbinding. Kies hiervoor de optie Offline. Maakt u bijvoorbeeld gebruik van de iPhone-applicatie van Dropbox, dan opent u het document dat u offline beschikbaar wilt maken en klikt u op het pictogram Favorite.
Hebt u een document dat u met anderen wilt delen via uw smartphone? U kunt dit via de mobiele client van Dropbox verzorgen. Open het bestand dat u wilt delen en klik op het pictogram Share (in de iPhone-versie van Dropbox vindt u deze optie linksonder in het venster). Dropbox vraagt hoe u het bestand wilt delen. U kunt vervolgens kiezen om het bestand per e-mail te versturen (Email Link) of om een koppeling naar het bestand te kopiëren naar het plakbord (Copy Link to Clipboard).
Dankzij een online service kunt u uw Office-documenten ook via uw mobiele telefoon delen!