Veilig online opslaan

Door: | 29 november 2011 11:11

Apps & Software

Inhoudsopgave

  1. Inleiding
  2. pagina 2
  3. pagina 3

Bestanden opslaan 'in de cloud', een scan van uw paspoort in het Postvak In van Hotmail en een deel van de boekhouding bewaren in Dropbox: online opslag is enorm handig, maar bent u zich ook bewust van de risico's? We geven een aantal tips waarmee u uw bestanden goed beveiligd en de risico's op digitale diefstal worden geminimaliseerd. Zo kunt u met een gerust hart van het gemak van online opslag genieten!

1. Veilige opslagcontainer

Wanneer u veelvuldig gebruikmaakt van online opslagdiensten zoals Dropbox of iDrive, is het verstandig om een aparte map met een slot aan te maken. Dit kunt u eenvoudig doen met het versleutelprogramma TrueCrypt (2,7 MB). Download de software van TrueCrypt en klik onder Latest Stable Version op Download. Na de korte installatieprocedure is het aan te bevelen om een Nederlands taalpakket te installeren, zodat u precies kunt begrijpen wat u doet. Op TrueCrypt vindt u het kopje Nederlands. Als u hierbij op Download klikt, wordt er een zip-bestand geopend. Pak het taalbestand uit en plaats het in de installatiemap van TrueCrypt. Standaard is dat C:\Program Files\TrueCrypt. Open de software, kies Settings / Languages en dubbelklik nu op Nederlands om met de vertaalde versie te kunnen werken.

Het is verstandig om Nederlands als taal in te stellen, zodat u de kans op onomkeerbare fouten verkleind.

2. Container maken

Klik in TrueCrypt op Maak Volume. Kies Maak een gecodeerde bestandscontainer / Volgende. In het volgende venster ziet u Volume Type, dat op Standaard mag blijven staan. In Volume Locatie klikt u op Selecteer bestand. Let op: ondanks de naam van deze optie moet u nu een map selecteren, geen bestand! Als u een bestand selecteert, wordt het namelijk verwijderd en vervangen door een lege container. De map die u selecteert kan bijvoorbeeld Mijn Documenten\Dropbox\Werk\ zijn. Nadat u hebt gedubbelklikt op deze map, vult u bij Bestandsnaam een naam voor de container in, bijvoorbeeld 'Financiën'. Kies Opslaan, waarna - als we de voorbeeldmap aanhouden die net is genoemd - het pad 'Mijn Documenten\Dropbox\Werk\Financiën\' verschijnt, onder Volume Locatie. Kies nu Volgende. Bij Codering Opties moet u een type sleutel kiezen. AES (bekend van draadloos netwerksleutels) is daarbij altijd een goede keuze. Nu moet u in Volume Grootte aangeven wat de omvang van de map moet zijn. Voor een financiële spreadsheet hebt u meestal genoeg aan 5 MB, maar voor de opslag van bijvoorbeeld vakantiefoto's hebt u enkele GB's nodig. Vul nu het wachtwoord van de map in. Een sterk wachtwoord, inclusief ezelsbruggetje om het te onthouden, maakt u eenvoudig aan via Strong Password Generator.

Wees er zeker van dat u bij Volume Locatie niet per ongeluk een bestand selecteert!

In de volgende stap van de wizard moet de container worden geformatteerd met een codeersleutel. Als u de muis over het venster beweegt, voegt het programma sleutels toe. Na ongeveer een halve minuut is de code sterk genoeg om op Formatteer te klikken. Hierna verschijnt de mededeling dat de container is aangemaakt. Bevestig dit met een klik op Sluiten. De volgende stap is dat de container moet worden 'gemound', waarmee wordt bedoeld dat hij wordt geladen in TrueCrypt. Klik in het hoofdmenu op een willekeurige schijfletter en kies Selecteer bestand. Blader naar de zojuist gemaakte Dropbox-container en selecteer in het hoofdmenu Koppel. Nadat u het wachtwoord hebt ingevuld, verschijnt de container als nieuwe schijf in Deze Computer, waarbij hij fungeert als een externe harde schijf waar u bestanden naar in kunt kopiëren en plakken of uit kunt verwijderen. Dropbox synchroniseert de container automatisch met alle computers die eraan zijn gekoppeld. Staat TrueCrypt niet op een aan uw Dropbox-folder gekoppelde laptop? Voeg het installatiebestand van het programma dan toe aan de Dropbox-folder of maak een TrueCrypt-usb-stick die u mee kunt nemen voor mobiel gebruik. Ga op uw notebook naar Tools / Traveler Disk aanmaak, selecteer via Bladeren de usb-stick in Deze Computer en kies Maak aan.

Een sterke code maakt u aan door de muis in de rondte te bewegen.

3. Office 2007

Als u op vakantie gaat, kan het erg handig zijn om even een kopie van uw paspoort te scannen en het resultaat naar uw e-mailaccount te sturen. Mocht u uw paspoort onverhoopt kwijtraken, hebt u zo in altijd nog een digitale kopie. Maar hoe zorgt u ervoor dat niet iedereen die kopie van dit waardevolle document kan inzien? Bij het openen van een e-mailbijlage wordt die vaak eerst gedownload naar de schijf van de (internetcafé-)computer waar u achter zit. De eenvoudigste manier om ongewenste inzage te voorkomen, is door uw gegevens, zoals belangrijke telefoonnummers en afbeeldingen (zoals de genoemde scan van uw paspoort) te importeren in een Word-document. In Word 2007 kunt u vervolgens een wachtwoord toevoegen, door op de de Office-knop te klikken en te kiezen voor Opslaan als. Selecteer nu op de gebruikelijke manier waar en met welke naam het bestand moet worden opgeslagen. Kies vervolgens Extra / Algemene opties, naast de knop Opslaan. Geef nu een wachtwoord in waarmee het document kan worden geopend, en een wachtwoord waarmee het kan worden bewerkt.

Stel een wachtwoord in voor uw Word-document, zodat anderen uw online opgeslagen gegevens niet kunnen inzien.

4. Office 2010

Office 2010, in dit geval Word 2010, schenkt meer aandacht aan de beveiliging van documenten dan zijn voorgangers. Klik op Bestand, kies Info en klik op Document beveiligen. Hier vindt u verschillende beveiligingsopties, zoals het plaatsen van een wachtwoord of het toevoegen van een digitale handtekening. In tegenstelling tot Word 2007 biedt de 2010-versie de mogelijkheid om een pdf-document te beveiligen. Ga naar Bestand, Opslaan en verzenden, kies PDF- of XPS-document maken en klik op de knop PDF of XPS maken. Kies een locatie en bestandsnaam en klik op Opties. Onderaan het venster vindt u de optie Het document met een wachtwoord coderen.

Vink hem aan en klik OK. Vul een sterk wachtwoord in en bevestig het. De volgende keer dat u de pdf opent in Adobe Reader, Foxit Reader of een ander geschikt programma, moet u het wachtwoord opgeven om het bestand te kunnen inzien.

Met Office 2010 kunt u uw pdf's van een wachtwoord voorzien.

Betrouwbare online diensten

De afgelopen maanden bent u waarschijnlijk overspoelt met reviews en tips over het gebruik van Dropbox. Deze gratis opslagdienst, die automatisch synchroniseert met meerdere apparaten, is zó populair dat iedereen klakkeloos aanneemt dat de dienst veilig is. Maar hoe weet u dat zeker?

We geven enkele richtlijnen waarmee u kunt bepalen of een dienst veilig is:

1. Hoe ziet de website eruit?

Een eenvoudige site die is opgebouwd met oude HTML-codes valt waarschijnlijk minder in de smaak dan een site waarvoor de nieuwe HTML5-code is gebruikt. De manier waarop een site is gemaakt geeft aan of het bedrijf dat erachter zit voldoende budget heeft en of het moeite steekt in het realiseren van een professionele uitstraling.

2. Wat is er bekend over de makers?

Gebruik een zoekmachine om meer te weten te komen over het bedrijf achter een dienst. Een kantoor waar drie mensen werken, kan nooit genoeg veiligheid bieden om de persoonlijke gegevens van tienduizenden mensen te waarborgen. Lees ook reviews en gebruikerservaringen.

3. Wordt data beveiligd verstuurd en bewaard?

Om dit na te gaan, moet u allereerst de gebruikersvoorwaarden van de dienst nalezen. Ga naar de Help-pagina van de site of maak gebruik van de zoekbalk. Speur naar termen als 'Security', 'Privacy' en 'Protecting'. Zo legt de helpdesk van Dropbox bijvoorbeeld uit dat alle data wordt verstuurd via een versleutelde SSL-verbinding. De data in uw persoonlijke Dropbox wordt beveiligd middels een AES-256-sleutel.

4. Met wie wordt er samengewerkt?

Als de makers van een dienst u willen overtuigen van de veiligheid ervan, moet ook bekend zijn met wie ze samenwerken om de veiligheid te garanderen. Meestal geeft het bedrijf achter de service aan wie de beveiliging controleert en wanneer dat gebeurt. Daarnaast moet bekend zijn waar de servers staan, hoe een back-up wordt gemaakt en wat er officieel wordt gemeld over de manier waarop er met uw gegevens wordt omgegaan: wordt u hierdoor overtuigd, of wordt er geheimzinnig over gedaan?

5. Is er een helpdesk aanwezig?

Bedrijven die alleen maar kunnen worden benaderd via een antwoordformulier of een Gmail-adres kunt u beter negeren. De online back-updienst moet een volwaardige helpdesk hebben die u kunt mailen, bellen en desnoods via een chat-programma moet kunnen benaderen. Dit geldt zeker bij betaalde diensten. Als u een prangend probleem hebt bij het benaderen van uw bestanden, moet de dienst direct klaarstaan voor u als klant.

Lees de voorwaarden goed door, voordat u met een partij in zee gaat.